Sistem Informasi Pemasaran

•     Kecenderungan saat ini jelas mengarah pada sistem-sistem fungsional (Pemasaran, Manufaktur, dan Keuangan), tetapi sistem-sistem seperti itu mengancam efisiensi dan efektifitas CBIS (Computer Based Information System) yang terintegrasi.

•    Pemasaran merupakan area fungsional pertama yang menunjukkan minat pada SIM (Sistem Informasi Manajemen).

•   Segera setelah konsep SIM muncul, para pemasar menyesuaikannya ke area aplikasi mereka dan menyebutnya Sistem Informasi Pemasaran (Marketing Information System / MKIS).

•  Model grafis MKIS awal menjadi dasar untuk mengorganisasikan semua sistem informasi fungsional.

A. Definisi Sistem Informasi Pemasaran

Pemasaran adalah kegiatan perorangan dan organisasi   yang memudahkan dan mempercepat hubungan pertukaran dalam lingkungan yang dinamis melalui penciptaan, pendistribusian, promosi dan penentuan harga barang, jasa dan gagasan.

Sistem Informasi Pemasaran merupakan subset dari SIM yang menyediakan informasi untuk memecahkan masalah pemasaran perusahaan.

Dapat juga dikatakan bahwa Sistem Informasi Pemasaran (Marketing Information System / MKIS) adalah suatu sistem berbasis komputer yang bekerja sama denngan sistem informasi fungsional lainnya untuk mendukung manajemen perusahaan dalam menyelesaikan masalah yang berkaitan dengan pemasaran produk perusahaan.

B. Strategi Pemasaran

Tugas dari manajer pemasaran adalah mengembangkan strategi yang menerapkan sumber daya yang dimiliki perusahaan bagi pamasaran barang, jasa dan gagasan perusahaan.

Strategi pemasaran terdiri dari gabungan unsur-unsur yang dinamakanBauran Pemasaran (Marketing Mix), yaitu 4P (Product, Promotion, Place, Price).

1. Product (Produk)

Product (produk) adalah apa yang dibeli oleh konsumen untuk memuaskan keinginan atau kebutuhannya. Produk dapat berupa barang fisik, berbagai jenis jasa, atau suatu gagasan

2. Promotion (Promosi)

Promotion (promosi) berhubungan dengan semua cara yang mendorong penjualan produk, termasuk periklanan (advertising) dan penjualan langsung (direct sales).

     3. Place (Tempat)

Place (tempat) berhubungan dengan cara mendistribusikan produk secara fisik kepada konsumen melalui saluran distribusi.

     4. Price (Harga)

Price (harga) terdiri dari semua elemen yang berhubungan dengan apa yang dibayar oleh konsumen untuk produk yang digunakannya.

C. Evolusi Sistem Informasi Pemasaran

Pada tahun 1966, Prof. Philip Kotler dari Northwestern University, menggunakan istilah Pusat Saraf Pemasaran (Marketing Nerve Center)untuk menggambarkan suatu unit baru di dalam pemasaran yang mampu mengumpulkan dan mengolah informasi pemasaran.

Walaupun Kotler tidak menggunakan istilah sistem informasi pemasaran, tetapi itulah yang ada dalam pikirannya. Kotler mengidentifikasikan 3 jenis informasi pemasaran, yaitu :

a. Intelijen Pemasaran (Marketing Intelligent), informasi yang mengalir dari lingkungan ke perusahaan.

b. Informasi Pemasaran Intern (Internal Marketing Information), informasi yang dikumpulkan di dalam perusahaan.

c. Komunikasi Pemasaran (Marketing Communication), informasi yang mengalir dari perusahaan ke lingkungan.

Gambar Arus Informasi menurut Kotler

Struktur model yang digunakan terdiri dari :

1. Subsistem input (yang mengumpulkan data dan informasi dari dalam perusahaan dan lingkungannya).

2. Database (tempat penyimpanan data).

3. Subsistem output (yang mengubah data menjadi informasi).

A. Subsistem Input Sistem Informasi Pemasaran

Dalam model Sistem Informasi Pemasaran, Subsistem Input menyediakan data bagi database.

 Subsistem Input terdiri dari :

1.      SIA (Sistem Informasi Akuntansi)

2.      Penelitian Pemasaran

3.      Intelijen Pemasaran

SIA (Sistem Informasi Akuntansi)

 SIA (Sistem Informasi Akuntansi) mengumpulkan data yang menjelaskan transaksi pemasaran perusahaan. Data tersebut dugunakan untuk menyiapkan informasi dalam bentuk laporan periodik (laporan penjualan produk yang laku dan tidak laku) dan laporan khusus (laporan penjualan produk berdasarkan daerah penjualan).

2. Penelitian Pemasaran

Penelitian Pemasaran dapat dilakukan melalui penelitian khusus mengenai operasi pemasaran untuk tujuan mempelajari kebutuhan konsumen dan meningkatkan efisiensi pemasaran.

Manajer pemasaran dapat menggunakan penelitian pemasaran untuk mengumpulkan segala jenis informasi, tetapi sebagian besar kegiatan ditujukan pada konsumen dan calon konsumen. Data yang dikumpulkan dapat berupa :

1. Data Primer, adalah data yang dikumpulkan sendiri oleh perusahaan.

1. Data Sekunder, data yang dikumpulkan oleh orang lain.

i. Data Primer

Data primer adalah data yang dikumpulkan sendiri oleh perusahaan, melalui wiraniaga dan para karyawan lainnya. Terdapat beberapa cara yang digunakan untuk memperoleh data primer, antara lain :

a.       Survei

b.      Wawancara Mendalam

c.       Pengamatan

d.      Pengujian Terkendali

a. Survei

Survei (Survey) dapat dilakukan dengan menanyakan langsung kepada sejumlah konsumen dengan pertanyaan yang sama melalui telepon, surat, atau kuisoner. Penekanan pada survei adalah APA yang konsumen lakukan.

b. Wawancara Mendalam

Wawancara Mendalam (In-Depth Interview) dilakukan kepada sejumlah kecil konsumen melalui beberapa pertanyaan dengan waktu wawancara yang lebih lama dibandingkan waktu survei. Penekanan wawancara mendalam adalah mendapatkan penjelasan MENGAPA konsumen bertindak demikian.

c. Pengamatan

Pengamatan (Observation) dapat dilakukan dengan mengamati perilaku tertentu atau mencari bukti bahwa hal itu terjadi. Peneliti pemasaran sering mencatat plat nomor mobil di tempat parkir pusat perbelanjaan untuk mengetahui seberapa jauh orang tersebut mengemudi, atau ada kalanya peneliti juga memeriksa sampah orang untuk mengetahui produk apa yang mereka beli.

d. Pengujian Terkendali

Pengujian Terkendali (Controlled Experiment) dilakukan untuk mengukur dampak dari suatu perlakuan tertentu (seperti iklan tertentu) terhadap suatu perilaku (seperti kemampuan untuk mengingat iklan tersebut). Pasar nyata dan ruang kelas dapat digunakan sebagai laboratorium dan mahasiswa sering menjadi subyek dalam suatu percobaan.

ii. Data Sekunder

Data sekunder adalah data yang dikumpulkan oleh orang lain untuk dijadikan referensi tambahan yang mampu mendukung data primer. Cara yang digunakan untuk mengumpulkan data sekunder adalah dengan mencarinya di surat kabar, buku atau internet.

3. Intelijen Pemasaran

Intelijen Pemasaran (Marketing Intelligence) digunakan untuk mengumpulkan informasi dari lingkungan luar perusahaan (terutama pesaing) yang berkaitan dengan operasi pemasaran. Pemasaran tidak bertanggung jawab untuk membuat arus keluar bagi pesaing, tetapi membuat arus masuk dari pesaing. Istilah Intelijen Pemasaran mengacu pada berbagai kegiatan yang etis guna mendapatkan sebanyak mungkin informasi yang berkaitan dengan pesaing.

Jadi, Intelijen Pemasaran bukan suatu kegiatan perusahaan yang satu memata-matai perusahaan yang lain guna mencuri semua data dan informasi mengenai perusahaan yang dimata-matainya tersebut. Selama tahun 1960-an dan 1970-an perusahaan-perusahaan tidak menaruh perhatian khusus untuk mendapatkan informasi mengenai pesaing mereka, tetapi persaingan global yang meningkat telah mengubahnya menjadi dramatis. Kini pengumpulan, penyimpanan, dan penyebaran informasi persaingan merupakan aplikasi komputer yang penting di banyak perusahaan.

Istilah Intelijen Pemasaran (Marketing Intelligent) atau Intelijen Persaingan (Competitive Intelligent / CI) atau Intelijen Bisnis (Business Intelligent / BI)banyak digunakan untuk kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan pengumpulan informasi mengenai pesaing. Informasi yang dikumpulkan disebut intelijen (intelligent).

5 tugas dasar bagi Intelijen Pemasaran, antara lain :

1.      Mengumpulkan Data, data pesaing dapat berupa data primer dan data sekunder.

2.      Mengevaluasi Data, data yang telah dikumpulkan harus diperiksa untuk memastikan akurasinya.

3.      Menganalisis Data, jarang data menjelaskan secara menyeluruh sehingga perlu dilakukan analisis untuk mengubah data menjadi informasi.

4.      Menyimpan Informasi, informasi yang telah diubah perlu disimpan sedemikian rupa sehingga memudahkan dalam pengambilan kembali.

5.      Menyebarluaskan Informasi, penyebarluasan informasi diperuntukkan bagi mereka yang berminat.

B. Subsistem Database Sistem Informasi Pemasaran

Database adalah suatu kumpulan data komputer yang terintegrasi, diatur dan disimpan menurut cara tertentu sehingga mudah dalam hal pengambilan kembali.  Beberapa data dalam database adalah unik bagi fungsi pemasaran, tetapi banyak yang berbagi dengan area fungsional lain.

Data yang masuk ke dalam database berasal dari subsistem input, yaitu :

1. Sumber Internal, terdiri dari SIA, Penelitian Pemasaran.
2. Sumber Eksternal, terdiri dari Intelijen Pemasaran.

•         Data yang digunakan oleh subsistem output berasal dari database.

C. Subsistem Output Sistem Informasi Pemasaran

Tiap subsistem output menyediakan informasi tentang subsistem tersebut sebagai bagian dari bauran.

1. Subsistem Produk (Product)
2. Subsistem Tempat (Place)
3. Subsistem Promosi (Promotion)
4. Subsistem Harga (Price)
5. Subsistem Bauran Terintegrasi

Tugas manajer pemasaran adalah mengembangkan strategi dan taktik untuk tiap unsur dalam bauran pemasaran dan kemudian mengintegrasikannya menjadi suatu rencana pemasaran yang menyeluruh.

1. Subsistem Produk (Product)

Perusahaan memutuskan untuk menyediakan suatu produk guna memenuhi kebutuhan pasar tertentu. Subsistem Produk (Product) menyediakan informasi mengenai produk perusahaan. Suatu kerangka kerja yang disebut Siklus Hidup Produk (Product Life Cycle) mampu menelusuri penjualan suatu produk mulai dari perkenalan, perkembangan, dewasa, dan penurunan. Siklus Hidup Produk mampu mengarahkan manajer pemasaran dalam membuat keputusan-keputusan berorientasi produk.

Siklus Hidup Produk dan Keputusan-Keputusan Strategi

 

Keterangan Gambar Siklus Hidup Produk :

Dalam tahap perkenalan produk, manajer pemasaran diharuskan membuat keputusan apakah akan mengembangkan dan memasarkan produk yang sudah dibuat ?. Tahap perkembangan dan dewasa mencakup waktu saat berbagai strategi perlu dipertimbangkan untuk membuat penjualan tetap berjalan. Tahap penurunan merupakan saat dimana produk sudah tidak diinginkan lagi oleh konsumen, sehingga perlu diambil keputusan alternatif apakah produk tersebut ingin dihapus ?

2. Subsistem Tempat (Place)  

 Subsistem Tempat (Place) menyediakan informasi mengenai jaringan distribusi perusahaan. Berbagai saluran distribusi yang digunakan perusahaan untuk menyalurkan produk-produknya ke konsumen merupakan unsur Tempat (Place) dalam bauran pemasaran, baik menjual langsung maupun melalui jaringan perantara (pedagang besar, pedagang perantara dan penyalur).

Arus Uang, Arus Material, dan Arus Informasi :

 

Produk atau material bukan satu-satunya sumber daya yang mengalir melalui saluran distribusi pemasaran. Arus material berawal dari pemasok dan berakhir di konsumen. Arus uang berawal dari konsumen dan berakhir di pemasok. Arus informasi menyediakan arus 2 arah yang menghubungkan semua peserta distribusi. Tiap  peserta distribusi harus mengetahui rincian arus material sehubungan dengan peran mereka dalam proses distribusi.

Misalnya, perusahaan manufaktur tidak harus terus memproduksi produk yang hanya akan mengumpulkan debu di rak-rak pengecer, tetapi juga harus mengetahui tingkat harga yang akan dibeli pedagang besar. Demikian juga dengan peserta yang lain juga harus mengetahui tingkat harga yang dibeli pengecer dari pedagang besar, dan tingkat harga yang akan dibeli konsumen dari pengecer. Arus informasi yang terjadi dapat dibedakan menjadi 2 bagian, yaitu :

1. Informasi Umpan Balik (Feedback Information) merupakan informasi yang mengalir dengan arah yang berlawanan dari arus material. Misalnya, jika perusahaan manufaktur mengharapkan umpan balik dari yang lain maka sesuatu harus ditawarkan sebagai imbalannya.
2. Informasi Maju / Searah (Feedforward Information) merupakan informasi yang mengalir kepada konsumen. Misalnya, perusahaan manufaktur memberikan pengumuman produk baru, alat bantu penjualan dan promosi kepada pedagang besar.

3. Subsistem Promosi (Promotion)

Subsistem Promosi (Promotion) menyediakan informasi tentang kegiatan periklanan dan penjualan langsung. Lebih menekankan pada sifat kreatifitas bagaimana menawarkan produk sehingga konsumen tertarik untuk membelinya. Hingga saat ini, “promosi bibir” atau promosi dari mulut ke mulut merupakan promosi yang paling efisien dibandingkan dengan promosi yang menggunakan media cetak dan media elektronik

4. Subsistem Harga (Price)

Subsistem Harga (Price) menyediakan informasi yang dapat membantu manajer dalam membuat keputusan harga.

Penentuan harga dibuat berdasarkan :

1.  Biaya
2.  Permintaan

a.  Penentuan Harga Berdasarkan Biaya

Penentuan harga berdasarkan biaya (cost-based pricing) dilakukan dengan menghitung terlebih dahulu mengenai biaya / ongkos yang dikeluarkan perusahaan dalam menghasilkan / memperoleh produk. Setelah menentukan biaya-biaya yang telah dikeluarkan dan kemudian ditambahkan (mark up) yang diinginkan, maka diperoleh harga mengenai suatu produk

b.  Penentuan Harga Berdasarkan Permintaan

Penentuan harga berdasarkan permintaan (demand-based pricing) dilakukan dengan menyesuaikan nilai yang ditempatkan oleh konsumen terhadap suatu produk. Kunci pendekatan ini adalah memperkirakan permintaan dengan tepat. Pendekatan ini memerlukan pemahaman yang baik mengenai konsumen serta pasar, termasuk keadaan ekonomi dan persaingan.

5. Subsistem Bauran Terintegrasi

 Subsistem Bauran Terintegrasi (Integrated Mix Subsystem) memungkinkan manajer untuk mengembangkan strategi dengan mempertimbangkan dampak kombinasi dari unsur 4P (Product, Place, Promotion, Price). Hal ini dapat dicapai dengan memproyeksikan berbagai kemungkinan hasil dari berbagai kombinai unsur 4P tersebut.

Penjelasan mengenai subsistem bauran terintegrasi dalam literatur jarang didapat, karena sukarnya melakukannya dan juga adanya keinginan dari pihak perusahaan untuk menjaga kerahasiaan. Model subsistem bauran terintegrasi yang banyak dipublikasikan adalah BRANDAID, yang dikembangkan oleh Prof. John D.C. Little dari MIT. 

BRANDAID mencakup beberapa submodel untuk periklanan, promosi, harga, penjualan perorangan, dan distribusi pengecer. BRANDAID merangsang kegiatan perusahaan manufaktur yang menjual prosuk ke konsumen melalui para pengecer dalam lungkungan yang kompetetif.

Pendekatan dasar dari pendekatan ini adalah memperkirakan dampak dari berbagai pengaruh pada penjualan perusahaan manufaktur. Sama seperti model-model yang lainnya, model BRANDAID masih belum mampu menangani kejadian yang tidak terduga. Hal ini terjadi jika perusahaan yan menggunakan model BRANDAID dilanda pemogokan lalu diikuti dengan tanggapan tak terduga yang baik atas penjualan paket baru. Tetapi, model subsistem bauran terintegrasi seperti BRANDAID dapat menjadi alat yang mampu diandalkan bagi manajer pemasaran.

III.  PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI

            PEMASARAN OLEH MANAJER

Penelitian pada perusahaan Fortune 500 memberikan gambaran yang baik mengenai cara raksasa-raksasa industri menggunakan komputer sebagai alat pemasaran. Manajer pemasaran menggunakan Sistem Informasi Pemasaran untuk mempelajari kebutuhan dan keinginan konsumen, memformulasikan bauran pemasaran, dan membuat tindak lanjut sampai sejauh mana bauran tersebut diterima oleh konsumen.

Para manajer lain dalam perusahaan juga menggunakan Sistem Informasi Pemasaran. Kita telah mengetahui bahwa intelijen pemasaran menarik bagi perusahaan secara keseluruhan dan bahwa eksekutif terlibat dalam penentuan harga. Walaupun nama sistem informasi fungsional mengimplikasikan bahwa sisetm tersebut hanya untuk menejer di area tersebut, output informasi juga dapat bernilai bagi manajer lain yang ada dalam perusahaan.

Continue reading...

Pentingnya Sistem Informasi Akuntansi sebagai sub sistem Sistem Informasi Manajemen

Secara klasik akuntansi merupakan proses pencatatan (recording), pengelompokan (classifying), perangkuman (summarizing) dan pelaporan(reporting) dari kegiatan transaksi perusahaan. Tujuan akhir dari kegiatan akuntansi adalah penerbitan laporan-laporan keuangan. Laporan-laporan keuangan yang dihasilkan merupakan suatu informasi.

Informasi dapat didefinisikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat yang tertentu. Kejadian nyata yang sering terjadi sering disebut dengan transaksi.

Transaksi memungkinkan perusahaan melakukan operasi, menyelenggarakan arsip dan catatan yang up to date, dan mencerminkan aktivitas organisasi.

KUALITAS INFORMASI

Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat waktu (timeliness) dan relevan (relevance).

v  Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan, tidak bias atau menyesatkan. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.

v  Tepat waktu, berarti informasi yang datang ke penerima tidak boleh terlambat (up to date). Informasi yang sudah usang atau basi tidak akan efektif, karena informasi akan digunakan sebagai landasan dalam pengambilan keputusan. Keterlambatan pengambilan keputusan akan berakibat fatal untuk organisasi. Mahalnya informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, dan diperlukannya teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya.

v  Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.

NILAI INFORMASI

Nilai dari informasi (value of information) ditentukan oleh dua hal; yakni manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Sebagian informasi tidak dapat ditaksir persis keuntungannya dengan suatu nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau cost benefit.

KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI

Informasi memegang peranan sangat penting bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi.

Sistem informasi merupakan sebuah susunan dari orang, aktivitas, data, jaringan dan teknologi yang terintegrasi yang berfungsi untuk mendukung dan meningkatkan operasi sehari-hari sebuah bisnis, juga menyediakan kebutuhan informasi untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan oleh manajer.

Definisi lain dikemukakan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis : sistem informasi sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Ada dua tipe sistem informasi, personal dan multiuser. Sistem informasi personal adalah sistem informasi yang didesain untuk memenuhi kebutuhan informasi personal dari seorang pengguna tunggal (single user). Sedangkan sistem informasi multi user didesain untuk memenuhi kebutuhan informasi dari kelompok kerja (departemen, kantor, divisi, bagian) atau keseluruhan organisasi. Untuk membangun sistem informasi, baik personal maupun multi user, haruslah mengkombinasikan secara efektif komponen-komponen sistem informasi, yaitu : prosedur kerja, informasi (data), orang dan teknologi informasi (hardware dan software). Sedangkan  menurut John Burch dan Gary Grudnitski: Sistem informasi dibangun  oleh 6 komponen yang disebut blok, yang saling berinteraksi membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya yakni, blok input, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data dan blok kendali

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Sistem informasi manajemen (SIM) atau management information systems(sering dikenal dengan singkatan MIS) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen.

SIM didefinisikan oleh George M. Scott sebagai kumpulan dari interaksi-interaksi sistem-sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasi.

Dengan demikian SIM disimpulkan sebagai kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi; menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen.

Gordon B. Davis menambahkan bahwa SIM selalu berhubungan dengan pengolahan informasi yang berbasis pada komputer (computer-based information processing).

SIM tergantung pada besar kecilnya organisasi dan dapat terdiri antara lain dari sistem-sistem informasi sebagai berikut ;

1.       Sistem informasi akuntansi (accounting information systems), menyediakan informasi dari transaksi keuangan.

2.       Sistem informasi pemasaran (marketing information systems), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi, kegiatan pemasaran dan sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.

3.       Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information systems).

4.       Sistem informasi personalia (personnel information systems)

5.       Sistem informasi distribusi (distribution information systems)

6.       Sistem informasi pembelian (purchasing information systems)

7.       Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information systems)

8.       Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems)

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Salah satu subsistem SIM dalam bidang keuangan yang berbasis pada komputer sekarang dikenal dengan istilah Sistem Informasi Akuntansi atau SIA.

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) merupakan suatu kerangka pengkordinasian sumber daya (data, materialis, equipment, suppliers, personal, and funds) untuk mengkonversi input berupa data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak yang berkepentingan (Wilkinson,  1991).

Menurut Robert G. Murdick, Thomas C. Fuller dan Joel E. Ross : SIA adalah kumpulan kegiatan-kegiatan dari organisasi yang bertanggung jawab untuk menyediakan informasi keuangan dan informasi yang didapatkan dari transaksi data untuk tujuan pelaporan internal kepada manajer untuk digunakan dalam pengendalian dan perencanaan sekarang dan operasi masa depan serta pelaporan eksternal kepada pemegang saham, pemerintah dan pihak-pihak luar lainnya.

Pada organisasi kecil yang hanya mengolah data keuangan saja, SIA hampir mewakili semua SIM, sedangkan pada organisasi yang besar SIA merupakan subsistem yang terbesar dari SIM. George M. Scott memberikan angka, sekitar sepertiga sampai dengan setengah dari total transaksi yang diproses adalah transaksi akuntansi untuk organisasi yang besar dan untuk organisasi yang kecil 70 % atau lebih dari transaksi kebanyakan adalah transaksi akuntansi.

Sistem informasi akuntansi bertujuan untuk menyediakan informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan yang dilaksanakan oleh aktivitas yang disebut pemrosesan informasi. SIA melaksanakan lima fungsi utama, yaitu pengumpulan data, pemrosesan data, manajemen data, pengendalian data (termasuk security) dan penghasil informasi.

Karakteristik sistem informasi akuntansi yang membedakannya dengan susbsistem lainnya adalah ; melaksanakan tugas yang diperlukan, berpegang pada prosedur yang relatif standar, menangani data rinci, berfokus historis dan menyediakan informasi pemecahan minimal

Contoh SIA sebagai pusat informasi perusahaan

Bagian pemasaran mempertimbangkan untuk memperkenalkan jenis produk baru dalam jajaran produksi perusahaan, untuk itu bagian tersebut meminta laporan analisa perkiraan keuntungan yang dapat diperoleh dari usulan produk baru tersebut.

Bagian SIA memproyeksikan perkiraan biaya dan pendapatan yang berhubungan dengan produk tersebut, kemudian data yang diperoleh diproses oleh EDP. Setelah diproses hasilnya akan dikembalikan ke bagian SIA untuk diteruskan ke bagian pemasaran.

Selanjutnya kedua bagian akan merundingkan hasil analisa tersebut untuk diambil keputusan yang sesuai

Perbedaan SIA dan SIM

Sistem Informasi Akuntransi (SIA)

• Data yang diolah oleh SIA adalah yang bersifat keuangan sehingga informasi yang dihasilkan hanya informasi keuangan saja

• Mengumpulkan, mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi keuangan.

Sistem Informasi Manajemen (SIM)

• Menangani semua data yang masuk di dalam organisasi dan menghasilkan semua informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen.

• Mengumpulkan, mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan semua tipe informasi.

Informasi yang dihasilkan Sistem Informasi Akuntransi

Informasi yang dihasilkan SIA adalah informasi akuntansi yang dapat berupa informasi operasi (IO), informasi akuntansi manajemen (IAM), dan informasi akuntansi keuangan (IAK).

IO dipersiapkan hampir mirip dengan IAM. Bedanya, IO khusus untuk membuat laporan yang memuat kegiatan operasi perusahaan, yakni aktivitas utama dan aktivitas lain yang timbul dalam perusahaan tersebut. Aktivitas utama berasal dari aktivitas pembelian bahan mentah, pengolahan/pemrosesan dan penjualan produk dari hasil pemrosesan sebelumnya. Sedangkan aktivitas lain dapat berupa aktivitas akuntansi, administrasi dan umum, dan sebagainya.

Informasi Akuntansi Manajemen (IAM) disiapkan untuk kebutuhan pihak internal untuk membantu manajemen dalam pembuatan keputusan. Informasi ini tidak dibatasi oleh Prinsip Akuntansi Berterima Umum (PABU) dan merupakan informasi inovatif yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan situasi perusahaan tertentu.

Sedangkan Informasi Akuntansi Keuangan (IAK) adalah informasi yang bertujuan umum (general purpose) yang disajikan sesuai dengan Prinsip Akuntansi Berterima Umum (PABU). Informasi ini bertujuan umum karena disiapkan untuk pihak internal dan eksternal. IAK disajikan dengan asumsi bahwa informasi yang dibutuhkan investor, kreditor, calon investor dan kreditor, manajemen, pemerintah dan sebagainya bisa mewakili kebutuhan informasi pihak lain selain investor dan kreditor. Dengan demikian dibutuhkan satu informasi seragam untuk semua pihak yang berkepentingan dengan bisnis perusahaan.

PENTINGNYA PENGEMBANGAN SISTEM

Pengembangan sistem dapat berarti membuat suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem yang lama diperbaiki atau diganti karena hal-hal sebagai berikut:

• Permasalahan yang timbul di sistem yang lama seperti ketidak-beresan.

Ketidak-beresan pada sistem lama dapat berupa : kecurangan disengaja yang berakibat tidak amannya harta kekayaan perusahaan dan kebenaran data menjadi kurang terjamin; tidak efisiennya operasi dan tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang ditetapkan.

• Pertumbuhan organisasi

Tuntutan pertumbuhan organisasi disebabkan antara lain oleh kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat dan perubahan prinsip akuntansi yang baru. Dengan demikian sistem lama tidak efektif lagi karena tidak dapat menyediakan informasi yang dibutuhkan manajemen.

• Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunities).

Teknologi informasi yang berkembang cepat, perangkat keras dan lunak serta teknologi komunikasi yang sangat cepat mendorong organisasi untuk meningkatkan penyediaan informasi untuk mendukung dalam proses pengambilan keputusan. Berhasil atau tidaknya strategi dan rencana yang disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan juga ditentukan oleh persaingan pasar, kecepatan informasi dan efisiensi waktu.

• Adanya instruksi-instruksi (directives)

Penyusunan sistem yang baru juga dapat terjadi karena adanya instruksi-instruksi dari pimpinan ataupun dari luar organisasi seperti peraturan pemerintah.

Beberapa keuntungan penerapan sistem yang baru (yang disingkat dengan PIECES) adalah peningkatan-peningkatan dalam hal :

1. Performance (kinerja), peningkatan terhadap hasil kerja sistem baru menjadi lebih efektif. Kinerja diukur dari througput dan response time. Througput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat tertentu dan response time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan tersebut.

2. Information (informasi), peningkatan terhadap kualitas informasi yang dihasilkan.

3. Economy (ekonomis), peningkatan terhadap manfaat atau keuntungan-keuntungan atau penurunan biaya.

4. Control (pengendalian), peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang dan akan terjadi.

5. Efficiency (efisiensi), peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berhubungan dengan upaya  bagaimana agar sumber daya yang ada digunakan dengan pemborosan paling minimum. Efisiensi diukur dari outputnya dibagi dengan inputnya.

6. Services (pelayanan), peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem.

PENUTUP

Dari gambaran di atas, dapat disimpulkan bahwa Sisitem informasi Akuntansi (SIA) sebagai salah satu sub sistem dari banyak sub sistem-sub sistem SIM memegang peran penting dalam mendukung informasi yang dibutuhkan khususnya informasi keuangan. Disamping menyediakan informasi keuangan baik untuk tujuan pelaporan internal maupun eksternal kepada pemegang saham, pemerintah dan pihak-pihak luar lainnya SIA juga digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan bagi pihak manajemen.

Namun baik dalam SIA maupun SIM secara keseluruhan diperlukan evaluasi dan pengembangan sistem yang terus menerus untuk tujuan peningkatan-peningkatan dalam hal kinerja, informasi, ekonomis, pengendalian, efisiensi dan pelayanan. Oleh sebab itu, salah satu prinsip pengembangan sistem terpenting adalah sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik.

Manusia merupakan faktor utama yang menentukan berhasil tidaknya suatu sistem, baik dalam proses pengembangannya, penerapannya, maupun dalam pengoperasiannya. Oleh karenanya orang yang terlibat harus merupakan orang yang terdidik tentang permasalahan-permasalahan yang ada dan terhadap solusi-solusi yang mungkin dilakukan.

Pengertian terdidik tidak berarti harus secara formal duduk di Perguruan Tinggi, tetapi dapat dilakukan secara latihan kerja (on the job training). Sebagai contoh, tidaklah mungkin seseorang yang akan mengembangkan sistem informasi akuntansi tanpa memiliki pengetahuan sedikitpun tentang akuntansi dan teknologi komputer. Kombinasi kedua pengetahuan ini sangat penting dan tidak terpisahkan. Demikian juga dengan pemakai sistem (user), harus orang yang terdidik tentang sistem ini dan dapat dilakukan dengan memberikan on the job training kepada mereka tentang cara menggunakan sistem yang diterapkan.

Continue reading...