Pentingnya Sistem Informasi Akuntansi sebagai sub sistem Sistem Informasi Manajemen

Secara klasik akuntansi merupakan proses pencatatan (recording), pengelompokan (classifying), perangkuman (summarizing) dan pelaporan(reporting) dari kegiatan transaksi perusahaan. Tujuan akhir dari kegiatan akuntansi adalah penerbitan laporan-laporan keuangan. Laporan-laporan keuangan yang dihasilkan merupakan suatu informasi.

Informasi dapat didefinisikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat yang tertentu. Kejadian nyata yang sering terjadi sering disebut dengan transaksi.

Transaksi memungkinkan perusahaan melakukan operasi, menyelenggarakan arsip dan catatan yang up to date, dan mencerminkan aktivitas organisasi.

KUALITAS INFORMASI

Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat waktu (timeliness) dan relevan (relevance).

v  Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan, tidak bias atau menyesatkan. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.

v  Tepat waktu, berarti informasi yang datang ke penerima tidak boleh terlambat (up to date). Informasi yang sudah usang atau basi tidak akan efektif, karena informasi akan digunakan sebagai landasan dalam pengambilan keputusan. Keterlambatan pengambilan keputusan akan berakibat fatal untuk organisasi. Mahalnya informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, dan diperlukannya teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya.

v  Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.

NILAI INFORMASI

Nilai dari informasi (value of information) ditentukan oleh dua hal; yakni manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Sebagian informasi tidak dapat ditaksir persis keuntungannya dengan suatu nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau cost benefit.

KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI

Informasi memegang peranan sangat penting bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi.

Sistem informasi merupakan sebuah susunan dari orang, aktivitas, data, jaringan dan teknologi yang terintegrasi yang berfungsi untuk mendukung dan meningkatkan operasi sehari-hari sebuah bisnis, juga menyediakan kebutuhan informasi untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan oleh manajer.

Definisi lain dikemukakan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis : sistem informasi sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Ada dua tipe sistem informasi, personal dan multiuser. Sistem informasi personal adalah sistem informasi yang didesain untuk memenuhi kebutuhan informasi personal dari seorang pengguna tunggal (single user). Sedangkan sistem informasi multi user didesain untuk memenuhi kebutuhan informasi dari kelompok kerja (departemen, kantor, divisi, bagian) atau keseluruhan organisasi. Untuk membangun sistem informasi, baik personal maupun multi user, haruslah mengkombinasikan secara efektif komponen-komponen sistem informasi, yaitu : prosedur kerja, informasi (data), orang dan teknologi informasi (hardware dan software). Sedangkan  menurut John Burch dan Gary Grudnitski: Sistem informasi dibangun  oleh 6 komponen yang disebut blok, yang saling berinteraksi membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya yakni, blok input, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data dan blok kendali

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Sistem informasi manajemen (SIM) atau management information systems(sering dikenal dengan singkatan MIS) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen.

SIM didefinisikan oleh George M. Scott sebagai kumpulan dari interaksi-interaksi sistem-sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasi.

Dengan demikian SIM disimpulkan sebagai kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi; menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen.

Gordon B. Davis menambahkan bahwa SIM selalu berhubungan dengan pengolahan informasi yang berbasis pada komputer (computer-based information processing).

SIM tergantung pada besar kecilnya organisasi dan dapat terdiri antara lain dari sistem-sistem informasi sebagai berikut ;

1.       Sistem informasi akuntansi (accounting information systems), menyediakan informasi dari transaksi keuangan.

2.       Sistem informasi pemasaran (marketing information systems), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi, kegiatan pemasaran dan sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.

3.       Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information systems).

4.       Sistem informasi personalia (personnel information systems)

5.       Sistem informasi distribusi (distribution information systems)

6.       Sistem informasi pembelian (purchasing information systems)

7.       Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information systems)

8.       Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems)

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Salah satu subsistem SIM dalam bidang keuangan yang berbasis pada komputer sekarang dikenal dengan istilah Sistem Informasi Akuntansi atau SIA.

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) merupakan suatu kerangka pengkordinasian sumber daya (data, materialis, equipment, suppliers, personal, and funds) untuk mengkonversi input berupa data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak yang berkepentingan (Wilkinson,  1991).

Menurut Robert G. Murdick, Thomas C. Fuller dan Joel E. Ross : SIA adalah kumpulan kegiatan-kegiatan dari organisasi yang bertanggung jawab untuk menyediakan informasi keuangan dan informasi yang didapatkan dari transaksi data untuk tujuan pelaporan internal kepada manajer untuk digunakan dalam pengendalian dan perencanaan sekarang dan operasi masa depan serta pelaporan eksternal kepada pemegang saham, pemerintah dan pihak-pihak luar lainnya.

Pada organisasi kecil yang hanya mengolah data keuangan saja, SIA hampir mewakili semua SIM, sedangkan pada organisasi yang besar SIA merupakan subsistem yang terbesar dari SIM. George M. Scott memberikan angka, sekitar sepertiga sampai dengan setengah dari total transaksi yang diproses adalah transaksi akuntansi untuk organisasi yang besar dan untuk organisasi yang kecil 70 % atau lebih dari transaksi kebanyakan adalah transaksi akuntansi.

Sistem informasi akuntansi bertujuan untuk menyediakan informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan yang dilaksanakan oleh aktivitas yang disebut pemrosesan informasi. SIA melaksanakan lima fungsi utama, yaitu pengumpulan data, pemrosesan data, manajemen data, pengendalian data (termasuk security) dan penghasil informasi.

Karakteristik sistem informasi akuntansi yang membedakannya dengan susbsistem lainnya adalah ; melaksanakan tugas yang diperlukan, berpegang pada prosedur yang relatif standar, menangani data rinci, berfokus historis dan menyediakan informasi pemecahan minimal

Contoh SIA sebagai pusat informasi perusahaan

Bagian pemasaran mempertimbangkan untuk memperkenalkan jenis produk baru dalam jajaran produksi perusahaan, untuk itu bagian tersebut meminta laporan analisa perkiraan keuntungan yang dapat diperoleh dari usulan produk baru tersebut.

Bagian SIA memproyeksikan perkiraan biaya dan pendapatan yang berhubungan dengan produk tersebut, kemudian data yang diperoleh diproses oleh EDP. Setelah diproses hasilnya akan dikembalikan ke bagian SIA untuk diteruskan ke bagian pemasaran.

Selanjutnya kedua bagian akan merundingkan hasil analisa tersebut untuk diambil keputusan yang sesuai

Perbedaan SIA dan SIM

Sistem Informasi Akuntransi (SIA)

• Data yang diolah oleh SIA adalah yang bersifat keuangan sehingga informasi yang dihasilkan hanya informasi keuangan saja

• Mengumpulkan, mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi keuangan.

Sistem Informasi Manajemen (SIM)

• Menangani semua data yang masuk di dalam organisasi dan menghasilkan semua informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen.

• Mengumpulkan, mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan semua tipe informasi.

Informasi yang dihasilkan Sistem Informasi Akuntransi

Informasi yang dihasilkan SIA adalah informasi akuntansi yang dapat berupa informasi operasi (IO), informasi akuntansi manajemen (IAM), dan informasi akuntansi keuangan (IAK).

IO dipersiapkan hampir mirip dengan IAM. Bedanya, IO khusus untuk membuat laporan yang memuat kegiatan operasi perusahaan, yakni aktivitas utama dan aktivitas lain yang timbul dalam perusahaan tersebut. Aktivitas utama berasal dari aktivitas pembelian bahan mentah, pengolahan/pemrosesan dan penjualan produk dari hasil pemrosesan sebelumnya. Sedangkan aktivitas lain dapat berupa aktivitas akuntansi, administrasi dan umum, dan sebagainya.

Informasi Akuntansi Manajemen (IAM) disiapkan untuk kebutuhan pihak internal untuk membantu manajemen dalam pembuatan keputusan. Informasi ini tidak dibatasi oleh Prinsip Akuntansi Berterima Umum (PABU) dan merupakan informasi inovatif yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan situasi perusahaan tertentu.

Sedangkan Informasi Akuntansi Keuangan (IAK) adalah informasi yang bertujuan umum (general purpose) yang disajikan sesuai dengan Prinsip Akuntansi Berterima Umum (PABU). Informasi ini bertujuan umum karena disiapkan untuk pihak internal dan eksternal. IAK disajikan dengan asumsi bahwa informasi yang dibutuhkan investor, kreditor, calon investor dan kreditor, manajemen, pemerintah dan sebagainya bisa mewakili kebutuhan informasi pihak lain selain investor dan kreditor. Dengan demikian dibutuhkan satu informasi seragam untuk semua pihak yang berkepentingan dengan bisnis perusahaan.

PENTINGNYA PENGEMBANGAN SISTEM

Pengembangan sistem dapat berarti membuat suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem yang lama diperbaiki atau diganti karena hal-hal sebagai berikut:

• Permasalahan yang timbul di sistem yang lama seperti ketidak-beresan.

Ketidak-beresan pada sistem lama dapat berupa : kecurangan disengaja yang berakibat tidak amannya harta kekayaan perusahaan dan kebenaran data menjadi kurang terjamin; tidak efisiennya operasi dan tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang ditetapkan.

• Pertumbuhan organisasi

Tuntutan pertumbuhan organisasi disebabkan antara lain oleh kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat dan perubahan prinsip akuntansi yang baru. Dengan demikian sistem lama tidak efektif lagi karena tidak dapat menyediakan informasi yang dibutuhkan manajemen.

• Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunities).

Teknologi informasi yang berkembang cepat, perangkat keras dan lunak serta teknologi komunikasi yang sangat cepat mendorong organisasi untuk meningkatkan penyediaan informasi untuk mendukung dalam proses pengambilan keputusan. Berhasil atau tidaknya strategi dan rencana yang disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan juga ditentukan oleh persaingan pasar, kecepatan informasi dan efisiensi waktu.

• Adanya instruksi-instruksi (directives)

Penyusunan sistem yang baru juga dapat terjadi karena adanya instruksi-instruksi dari pimpinan ataupun dari luar organisasi seperti peraturan pemerintah.

Beberapa keuntungan penerapan sistem yang baru (yang disingkat dengan PIECES) adalah peningkatan-peningkatan dalam hal :

1. Performance (kinerja), peningkatan terhadap hasil kerja sistem baru menjadi lebih efektif. Kinerja diukur dari througput dan response time. Througput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat tertentu dan response time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan tersebut.

2. Information (informasi), peningkatan terhadap kualitas informasi yang dihasilkan.

3. Economy (ekonomis), peningkatan terhadap manfaat atau keuntungan-keuntungan atau penurunan biaya.

4. Control (pengendalian), peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang dan akan terjadi.

5. Efficiency (efisiensi), peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berhubungan dengan upaya  bagaimana agar sumber daya yang ada digunakan dengan pemborosan paling minimum. Efisiensi diukur dari outputnya dibagi dengan inputnya.

6. Services (pelayanan), peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem.

PENUTUP

Dari gambaran di atas, dapat disimpulkan bahwa Sisitem informasi Akuntansi (SIA) sebagai salah satu sub sistem dari banyak sub sistem-sub sistem SIM memegang peran penting dalam mendukung informasi yang dibutuhkan khususnya informasi keuangan. Disamping menyediakan informasi keuangan baik untuk tujuan pelaporan internal maupun eksternal kepada pemegang saham, pemerintah dan pihak-pihak luar lainnya SIA juga digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan bagi pihak manajemen.

Namun baik dalam SIA maupun SIM secara keseluruhan diperlukan evaluasi dan pengembangan sistem yang terus menerus untuk tujuan peningkatan-peningkatan dalam hal kinerja, informasi, ekonomis, pengendalian, efisiensi dan pelayanan. Oleh sebab itu, salah satu prinsip pengembangan sistem terpenting adalah sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik.

Manusia merupakan faktor utama yang menentukan berhasil tidaknya suatu sistem, baik dalam proses pengembangannya, penerapannya, maupun dalam pengoperasiannya. Oleh karenanya orang yang terlibat harus merupakan orang yang terdidik tentang permasalahan-permasalahan yang ada dan terhadap solusi-solusi yang mungkin dilakukan.

Pengertian terdidik tidak berarti harus secara formal duduk di Perguruan Tinggi, tetapi dapat dilakukan secara latihan kerja (on the job training). Sebagai contoh, tidaklah mungkin seseorang yang akan mengembangkan sistem informasi akuntansi tanpa memiliki pengetahuan sedikitpun tentang akuntansi dan teknologi komputer. Kombinasi kedua pengetahuan ini sangat penting dan tidak terpisahkan. Demikian juga dengan pemakai sistem (user), harus orang yang terdidik tentang sistem ini dan dapat dilakukan dengan memberikan on the job training kepada mereka tentang cara menggunakan sistem yang diterapkan.